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向三星學(xué)習如何開(kāi)會(huì )


德魯克在《卓有成效的管理者》里說(shuō),凡是會(huì )議過(guò)多,一定是管理出了問(wèn)題,會(huì )議運營(yíng)管理能體現一家公司的管理水平。

三星在90年度的崛起,李健熙首先發(fā)起公司的“會(huì )議文化”改良,建立良好的會(huì )議文化,擯棄官僚作風(fēng)。

是韓國第一大企業(yè),同時(shí)也是一個(gè)跨國的企業(yè)集團,三星集團包括眾多的國際下屬企業(yè),旗下子公司有:三星電子、三星物

產(chǎn)、三星生命、三星航空等等,業(yè)務(wù)涉及電子、金融、機械、化學(xué)等眾多領(lǐng)域。

是美國《財富》雜志評選為世界500強企業(yè)之列,三星電子是旗下最大的子公司,目前已是全球第二大手機生產(chǎn)商、全球營(yíng)收最大的電子企業(yè),在2011年的全球企業(yè)市值中為1500億美元。

三星集團是家族企業(yè),李氏家族世襲,旗下各個(gè)三星產(chǎn)業(yè)均為家族產(chǎn)業(yè),并由家族中的其他成員管理,目前的集團領(lǐng)導人已傳至李氏第三代。

2005年11月10日以來(lái),三星電子將實(shí)施整體市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)戰略,來(lái)取代單獨的市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)計劃,以增強其市場(chǎng)力量,并用高質(zhì)量的產(chǎn)品提升品牌價(jià)值。在“Wow(驚嘆)、Simple(簡(jiǎn)單)和Inclusive(親和力)”的品牌理念指導下,三星電子正在展開(kāi)一個(gè)全球范圍的品牌推廣活動(dòng)。

三星的巨大成功離不開(kāi)強有力的中控平臺,就是高效的“會(huì )議文化”體系,以下是三星公司如何高效開(kāi)會(huì )的,與大家分享:

一、凡是會(huì )議,必有準備

在三星,永遠不開(kāi)沒(méi)有準備的會(huì )議,會(huì )議最大的成本是時(shí)間成本,會(huì )議沒(méi)有結果就是對公司的犯罪,沒(méi)有準備的會(huì )議就等于一場(chǎng)集體謀殺。所以,在三星重大的會(huì )議由事先檢查制度,沒(méi)有準備好的會(huì )議必須取消。在會(huì )議前,必須把會(huì )議材料提前發(fā)給與會(huì )人員,與會(huì )人員要提前看材料并做好準備,不能進(jìn)了會(huì )議室才開(kāi)始思考。

二、凡是會(huì )議,必有主題

在三星,開(kāi)會(huì )必須要有明確的會(huì )議目的,在會(huì )議準備的PPT前3頁(yè)PPT,必須顯示會(huì )議主題。 沒(méi)有主題和流程的會(huì )議,就好比讓大家來(lái)喝茶聊天,浪費大家的生命。會(huì )議的主題,要事先通知與會(huì )人員。

三、凡是會(huì )議,必有紀律

在三星,開(kāi)會(huì )設一名紀律檢查官(一般由主持人擔任)議前先宣布會(huì )議紀律,對于遲到要處罰,對于會(huì )議上不安流程進(jìn)行要提醒,對于發(fā)言帶情緒要提醒,對于開(kāi)小會(huì )私下討論的行為要提醒和處罰,對于在會(huì )上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為進(jìn)行處罰。

四、凡是會(huì )議,會(huì )前必有議程

要在會(huì )議之前明確清楚的會(huì )議議程,會(huì )議運營(yíng)人員并要在會(huì )前書(shū)面發(fā)給各參加會(huì )議的人員,使他們能了解會(huì )議的目的、間、內容,使他們能有充分的時(shí)間準備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項討論必須控制時(shí)間,不能泛泛而談,海闊天空。

五、凡是會(huì )議,必有結果

開(kāi)會(huì )的目的就是解決問(wèn)題,會(huì )議如果沒(méi)有達成結果,將是對大家時(shí)間的浪費,所以,每個(gè)人都要積極的參與到會(huì )議議程中來(lái),會(huì )議監督官有權利打斷那些偏離會(huì )議主題的冗長(cháng)的發(fā)言,會(huì )議時(shí)間最好控制在1.5-2H以?xún)?,太長(cháng)的時(shí)間會(huì )超過(guò)人的疲勞限度。會(huì )議主持人要設置時(shí)間提醒,現在還有60分鐘,還有30分鐘,還有10分鐘。會(huì )議的決議要形成記錄,并當場(chǎng)宣讀出來(lái)確認。沒(méi)有確認的結論,可以另外再討論,達成決議并確認的結論,馬上進(jìn)入執行程序。

六、凡是開(kāi)會(huì ),必有訓練

三星把培訓是看成節約時(shí)間成本的投資,讓員工快速成長(cháng)。培養員工,讓員工減少犯錯,提示技能,本質(zhì)是提高了時(shí)間價(jià)值。

三星,有專(zhuān)門(mén)針對如何開(kāi)會(huì )的培訓,對每個(gè)層級的員工都有足夠的“會(huì )議訓練”,而中國許多企業(yè)缺乏這樣的培訓:如何開(kāi)會(huì ),如何主持,如何記錄,如何追蹤,如何對待分歧,如何會(huì )場(chǎng)匯報等的。這些必要的訓練,會(huì )讓公司的會(huì )議變得高效。

開(kāi)會(huì )難免有意見(jiàn)不一或者爭論,如果處理不好,就會(huì )影響開(kāi)會(huì )的效果,適當注意一些藝術(shù)和技巧,就會(huì )化險為夷,例如要盡量做到在會(huì )上公開(kāi)稱(chēng)贊、私下批評,在會(huì )中要做到就事論事,對事不對人,爭論時(shí)也要尊重別人,不可惡意批評別人,對他人的意見(jiàn)如贊同不要忘了公開(kāi)表示你的稱(chēng)贊,對意見(jiàn)不同也要注意措詞,不能傷害別人的自尊,特別是有上級人員參加時(shí)更要注意,千萬(wàn)不能為了體現自己而貶低他人。有時(shí)候要采取民主集中模式,開(kāi)放心胸,容納意見(jiàn),要開(kāi)放自己的心胸去傾聽(tīng)別人的意見(jiàn),不要被自己先有的立場(chǎng)所左右,不要將你的結論強加于人,如果你要公布既定的政策、決定,要在事前說(shuō)明不容討論,需要與會(huì )人員討論的一定不能是既定的決議。

七、凡是開(kāi)會(huì ),必須守時(shí)

設定時(shí)間,準時(shí)開(kāi)始、準時(shí)結束:準時(shí)開(kāi)始、準時(shí)結束實(shí)際上就是尊重別人的時(shí)間,開(kāi)會(huì )一定要準時(shí),并要對每個(gè)議程定個(gè)大致的時(shí)間限制,一個(gè)議題不能討論過(guò)久,如不能得出結論可暫放一下避免影響其他議題。如一個(gè)議題一定要有結論的話(huà)要事先通知與會(huì )人員,使他們有思想準備。

八、凡是開(kāi)會(huì ),必有記錄

一定要有一個(gè)準確完整的會(huì )議記錄,每次會(huì )議要形成決議,會(huì )議的各項決議一定要有具體執行人員及完成期限,如此項決議的完成需要多方資源,一定要在決議記錄中明確說(shuō)明,避免會(huì )后互相推諉,影響決議的完成,這點(diǎn)特別重要,企業(yè)的各級管理人員經(jīng)常會(huì )犯的一個(gè)毛病,由于會(huì )議沒(méi)有形成決議,導致會(huì )議的作用沒(méi)有體現出來(lái),更會(huì )讓一些管理人員誤認為開(kāi)會(huì )沒(méi)有意義,直接影響其不想主持開(kāi)會(huì )或者參與開(kāi)會(huì )。

九、凡是散會(huì ),必有事后追蹤記住“散會(huì )不追蹤,開(kāi)會(huì )一場(chǎng)空”。
 
加強稽核檢查:要建立會(huì )議事后追蹤程序,會(huì )議每項決議都要有跟蹤、稽核檢查,如有意外可及時(shí)發(fā)現適時(shí)調整,確保各項會(huì )議決議都能完成。很多企業(yè)管理人員都沒(méi)有這樣的意識和習慣,企業(yè)的高層也缺乏
這樣的要求。

十、最后請記住三個(gè)簡(jiǎn)單卻很有意義的公式

①開(kāi)會(huì )+不落實(shí)=零

②布置工作+不檢查=零

③抓住不落實(shí)的事+追究不落實(shí)的人=落實(shí)。

 

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